El mètode de les 5S

La metodologia de les 5S és una eina de millora d’origen japonès desenvolupada per Toyota als anys 60, qui la va popularitzar -inicialment dins del sector automobilístic- però que s’ha comprovat que és una metodologia apta per a qualsevol empresa i sector amb bons resultats.

Va ser dissenyada amb l’objectiu d’incrementar la productivitat a través de millorar els entorns de treball. Aquest enfocament, centrat en les persones i en les condicions del seu lloc de treball, és part de l’essència del TPS (Toyota Production System), origen de la metodologia Lean que incorpora aquest mètode.

5S

Les 5S són conegudes d’aquesta manera a causa del nom de les seves cinc etapes, totes elles amb la lletra S (en japonès), Seiri(classificar), Seiton (ordenar), Seiso (netejar), Seiketsu (estandarditzar), Shitsuke (mantenir).

SEIRI (classificar): l’objectiu d’aquesta etapa és identificar els elements necessaris per desenvolupar l’activitat en el lloc de treball. Es requereix separar els elements necessaris dels innecessaris per posteriorment eliminar-los. Durant la separació és important identificar la freqüència d’ús dels elements necessaris així com la quantitat correcta. Una vegada es disposen els elements necessaris identificats per freqüència han de classificar-se per agrupar aquells amb freqüències d’ús similars. Cal tenir en compte que els elements separats inicialment com a innecessaris poden ser útils per a un altre lloc de treball.
Els resultats d’aquesta etapa s’observen amb la disminució d’estocs, d’obsolets, un major espai útil i la millora de la productivitat entre d’altres beneficis.

jesus-hilario-h-311382

SEITON (ordenar): l’objectiu d’aquesta etapa és dissenyar un nou espai de treball amb els elements classificats. S’ha de decidir quin lloc és el més adequat per a cada cosa de manera que cadascun dels elements disposi d’una ubicació assignada, és a dir, un lloc per a cada cosa i que cada cosa estigui en el seu lloc. Per escollir la ubicació de cada element s’ha de tenir en compte la classificació per freqüència d’ús realitzada en la fase anterior, així mantindrem el més aprop possible del lloc de treball aquells elements amb una major freqüència d’ús i ens anirem allunyant a mesura que la freqüència d’ús disminueix. Una vegada assignats els llocs es requereix organitzar i ordenar tots aquests elements al seu espai de manera que es faciliti la seva utilització. La identificació d’aquests espais ajuda a mantenir els elements en el seu lloc i reforça el caràcter visual de la metodologia, utilitzant per exemple etiquetes, colors, etc.
En finalitzar aquesta etapa s’observa un augment de la productivitat i una millora en les condicions de l’ambient de treball, reduint de forma considerable el ‘estrès’ visual del treballador/a.

jeff-sheldon-271733

SEISO (netejar): l’objectiu d’aquesta etapa és aconseguir un entorn de treball net i segur. Un entorn de treball net facilita la inspecció visual i la identificació de possibles desviacions o incidències que abans podien passar desapercebudes, això ajuda a prevenir que puguin incorporar-se en la cadena de valor provocant problemes de qualitat. No solament ha de realitzar-se la neteja dels elements de treball i de l’entorn sinó que cal identificar les fonts de brutícia per anul·lar-les o minimitzar-les. Durant la neteja és el moment de revisar tot l’entorn de treball eliminant elements innecessaris i col·locant-ne aquells que hagin quedat fora del seu lloc amb el que reforcem les etapes anteriors.
La millora de les condicions en el lloc de treball i la seguretat per al treballador/a així com la prevenció d’incidències de la cadena de valor són els beneficis més rellevants d’aquesta etapa.

SEIKETSU (estandarditzar): l’objectiu d’aquesta etapa és consensuar els resultats de les etapes anteriors incorporant aquestes dinàmiques en el treball diari. És necessari l’actualització de procediments i instruccions de treball per incorporar les millores definides en les etapes passades. Estandarditzar la nova dinàmica de treball requereix l’actualització d’aquests procediments, així com la creació de nova documentació que reculli les noves situacions i decisions preses. Els nous estàndards de treball han de ser acordats amb tots els treballadors/es implicats/des amb l’objectiu de consensuar la sistemàtica i facilitar la consolidació. La gestió visual en aquesta etapa adquireix una rellevància major que en les etapes anteriors, degut a que els responsables poden identificar oportunitats de millora amb major facilitat.
Aquesta etapa consolida i reforça les etapes anteriors i és necessària per no tornar al punt de partida.

SHITSUKE (disciplina): l’objectiu d’aquesta etapa és mantenir els resultats de les etapes anteriors incorporant aquesta sistemàtica en els hàbits de tots els treballadors, creant una cultura basada en la millora contínua. Per a això és essencial la disciplina i el compromís de tots els treballadors per assegurar l’èxit en el manteniment en el temps d’aquests resultats. El factor humà és clau en aquesta etapa que requereix de la responsabilitat individual, l’adopció de nous hàbits, el seguiment dels acords, la participació de totes les persones i el constant suport per part de l’adreça.
És aconsellable establir en aquesta etapa un senzill i breu check list que ens puntuï el nivell de manteniment de les millores adoptades, no tant amb l’objectiu d’obtenir un resultat numèric sinó perquè la persona responsable de la seva aplicació identifiqui desviacions que pugui corregir en aquest mateix instant.

glenn-carstens-peters-190592

La clau d’aquesta metodologia ha estat disposar d’un ordre i seqüència en activitats que, habitualment, es realitzen en qualsevol empresa per obtenir un correcte entorn de treball però que poden desenvolupar-se de forma desordenada i/o incompleta. L’aparent senzillesa d’aquesta metodologia és al seu torn la seva major complexitat, a causa d’un excés de confiança i a la relaxació una vegada obtinguts els primers resultats, per la qual cosa és crític assegurar l’última etapa Shitsuke (disciplina).

 

Lafotografica 016Després d’anys de dedicació a l’arquitectura, José María López va fer un tomb en la seva carrera professional i el 2011 va decidir inscriure’s al màster de Gestió de la Qualitat de l’Empresa de la Universitat Politècnica de Catalunya, submergir-se de ple en la consultoria de qualitat, primer a The Flow Factory i després a Comtec. D’altra banda, José María és Lean Practitioner i està certificat com a avaluador acreditat d’EFQM i com a auditor intern en sistemes de gestió de la qualitat ISO 9001. La seva àrea d’especialització principal és la gestió per processos.